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19 octubre, 2012 / impulsopyme

Como elegir al mejor proveedor de servicios de tecnología. Parte IX

Para finalizar con la parte de los beneficios económicos y la rapidez con la que se recuperan las inversiones de TI, me gustaría hablarte del proyecto mas reciente al que fui invitado a participar.

Caso: Distribuidora de pinturas (venta mostrador)
Año: 2011
Lugar: Oaxaca, Oax.
Proyecto: Re-ingeniería de procesos con implantación de SW para control de ventas e inventario
Desarrollo de procesos programados de Software: SI
Documentación: Desarrollo de manuales de organización y cultura organizacional, Procesos, Procedimientos, políticas de operación.
Número de sucursales: 30
Proyecto Piloto: Control de ventas e inventarios en casa matriz.
Duración del proyecto: 3 meses en sitio.
Inversión Inicial: 1.4 Millones de pesos (Software, Servicios profesionales y viáticos)

Este es un negocio encargado de comercializar todo lo relacionado a pinturas y acabados para el hogar y la industria. Cuentan con 30 sucursales con venta de mostrador en la capital del estado y sus alrededores. Cuentan también con unidades de reparto y vendedores de campo.

Cabe mencionar que el negocio ya tenía un software punto de venta en cada sucursal para controlar las ventas y el efectivo de los diferentes negocios. Como paso siguiente la dirección general deseaba integrar el control de almacenes (y todos los procesos relacionados) con un nuevo software, a través de una re-ingeniería de procesos.

Parte de los servicios contratados incluían además de la re-ingeniería de procesos y el desarrollo e implantación de software:

• Determinación de Indicadores clave de desempeño (KPI pos sus siglas en ingles)
• Minería de datos comerciales

Después de tres meses de implantación y habiendo controlado la operación de la casa matriz y sus inventarios, procedimos con los servicios de minería de datos, que como es de esperar, diversos fueron los descubrimientos que se realizaron durante los ejercicios de minería.

Minería de datos es otra útil herramienta de TI.

Fueron diversas las “Joyas” que se encontraron durante los ejercicios de Minería de datos. Sin embargo el análisis comparativo trimestral de ventas entre sucursales fue el que más llamo la atención de nosotros. Los resultados del análisis fueron sorprendentes para todos, incluido el comité y particularmente para la dirección general.

El análisis consistió básicamente en consolidar la información de ventas de todas las sucursales y realizar un reporte comparativo de Ventas trimestrales por sucursal, al cual se cruzó (estadísticamente hablando) con el costo de operación promedio por sucursal, dándonos como resultado el  siguiente cuadro:

Como puedes observar en la gráfica resultante, descubrimos que de las 30 sucursales abiertas, solo 8 operaban por arriba de la línea de costo promedio y las restantes 22 operaban por debajo de ésta. Esto significa que las 8 sucursales más rentables “mantenían” la operación de las otras 22 sucursales.

También descubrimos que de las 8 sucursales más rentables, solo 4 eran verdaderamente rentables, las otras cuatro superaban por poco a la línea de costo. Por consiguiente podemos afirmar, basados en la información proporcionada, que el 90% de los ingresos eran proporcionados por 1/7 de las sucursales. Esto es que el resto de las sucursales (22) contribuían negativamente al total de los ingresos.

En términos prácticos podríamos prescindir de 26 sucursales y ganar más dinero como negocio.

Es importante mencionar que previo al análisis, la dirección general tenía la idea de que todas sus sucursales eran rentables, pero en términos concretos y posterior a los ejercicios de Minería de datos, siguieron las siguientes cuestiones para la dirección general:

  1. ¿Qué hacer con las 22 sucursales que reportan perdidas?
  2. ¿Cuánto cuesta pagar 22 rentas de locales con sus respectivos costos relacionados: Servicios, sueldos, prestaciones? Muy fácil de determinar. Costo de operación promedio mensual (70 mil pesos) X numero de sucursales no rentables (22) X 12 meses=  18,480,000.00 pesos al año de perdida operativa, sin considerar inventarios.
  3. ¿Cerrar las 22 sucursales? Dejando espacio para la competencia
  4. ¿Analizar el mercado que rodea a las sucursales?
  5. ¿Consolidar las operaciones por zonas?
  6. ¿Cuáles sucursales mantener y de cuales prescindir?
  7. ¿Cómo afectará esto al ánimo de los colaboradores?
  8. ¿Por dónde iniciar el cambio?
  9. ¿Como ser más rentable?
  10. Etc…

En todo caso, el análisis dio como resultado que las operaciones del negocio eran ineficientes e increíblemente costosas para la operación (Principalmente para la casa matriz) y los resultados financieros se veían gravemente mermados. Seguramente por arriba del 50% de desperdicio operativo.

Como puedes observar una vez más, las tecnologías de información (ERP/BI) son una poderosa herramienta que nos proporciona información muy valiosa que debemos convertir en acciones, mismas que deben convertirse en beneficios económicos tangibles y beneficios  intangibles inmediatos para nuestro negocio, nuestros clientes, proveedores y demás entes económicos con los que interactuamos.

Continuará…

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