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25 julio, 2012 / impulsopyme

Como elegir al mejor proveedor de servicios de tecnología. Parte VII

Como puedes ver en el ejemplo anterior, las inversiones en TI/ERP se recuperan rápidamente, dependiendo del nivel de eficiencia con la que opera nuestro negocio. Sin embargo, lo anterior solo fue un ejemplo de una forma de medir el impacto de TI en un punto de venta, y solo al controlar el efectivo y las ventas. Aún hay más por descubrir. Veamos un ejemplo donde el impacto es mucho más profundo:

El caso de la abarrotera: la reingeniería y el análisis de inventarios.

El año pasado participé en una reingeniería de negocios con implantación de un sistema ERP y punto de venta para una gran abarrotera en el estado de San Luis Potosí.

Para dimensionar apropiadamente el negocio:

  • Casa matriz (venta de mayoreo/ 12 vendedores de mostrador-caja)
  • Tres sucursales:
    • Dos de venta de medio mayoreo con 3 vendedores c/u
    • Un local de mini súper/autoservicio con tres cajas de venta.
  • Contaban también con vehículos de carga para entrega a domicilio.
  • Cerca de 50 puestos administrativos/operativos de segundo y tercer nivel.

Podemos resumir que este negocio es el principal proveedor abarrotero de la zona sur del estado potosino.

Los resultados y el impacto de la re-ingeniería

A continuación muestro una imagen autentica, resultado del análisis de desempeño que refleja la forma en la que operaba dicha abarrotera: La organización tradicional

Por ésta razón, tratar de implantar un ERP sin una re-ingeniería de procesos es una tarea imposible y sin sentido. Solo las tecnologías blandas correctamente implantadas hacen funcionar a un ERP

Como podemos apreciar en la imagen, esta empresa con organización tradicional operaba de la siguiente manera:

  • Carece de sistemas administrativos y operativos funcionales (tecnologías blandas)
  • La capacitación al personal es mínima.
  • No se han desarrollado planes ni programas de trabajo.
  • No existen políticas claras y homogéneas
  • No existen procedimientos.
  • El personal desconoce los objetivos y la visión de la empresa.
  • El personal tiene más de un jefe o responde a más de un área operativa
  • Son negocios que se administran por poder y tradición.
  • La familia tiene un poder e injerencia negativos en las operaciones.

Lo anterior causa grandes pérdidas operativas para los negocios (40%).

Las utilidades de nuestro negocio no se encuentran en el mercado; éstas se encuentran en las operaciones mismas, particularmente en los procesos administrativos/operativos y su eficiencia (tecnologías blandas). Ahora bien: ¿Cómo recuperar ese capital y re-invertirlo en nuestro negocio?

Profesionalizando nuestro negocio.

El proceso para elevar la competitividad de la organización incluye, detectar y actuar sobre los principales agentes generadores de desperdicio que limitan la evolución y madurez de tu negocio.

El conocimiento del nivel de evolución y madurez del negocio ayuda a detectar los aspectos que se requieren modificar, para mejorar sustancialmente los resultados. Por lo que, la estrategia consiste en realizar actividades, perfectamente planeadas, que la conduzcan al siguiente nivel de evolución: La organización Formal

  • Establecer un diseño claro, congruente y equilibrado de organización (organigrama)
  • Diseñar y documentar los procesos operativos y procedimientos administrativos
  • Delimitar áreas, funciones y límites de injerencia.
  • Documentar los perfiles y funciones de puestos
  • Invertir capital en el desarrollo de habilidades, destrezas y conocimientos del personal.
  • Establecer, documentar, cumplir y reforzar el cumplimiento de las políticas de la empresa.
  • Establecer planes y objetivos claros que sean del conocimiento del personal y que éstos (los empleados) estén claramente comprometidos en su logro (apoyados por el sistema: Hardware – Software – Procesos – Manuales operativos )
  • Diseñar e implementar tecnologías que apoyen para al control de las operaciones.

El resultado: La organización formal (post reingeniería)

Organigrama de la abarrotera, resultado de la re-ingeniería.

Como podemos observar, las diferencias entre la organización tradicional y la formal son enormes y amen de los múltiples beneficios organizacionales, nos concentraremos en la parte que más te interesa escuchar: Los beneficios económicos de la reingeniería.

Al finalizar el proyecto de reingeniería y después de operar el negocio (piloto en uno de los locales de medio mayoreo) con la nueva plataforma, se realizo un análisis de la antigüedad de inventarios, y al igual que en caso anterior (ticket promedio) los resultados y descubrimientos fueron tanto normales para una empresa de esta naturaleza, como extraordinarios al mismo tiempo. Se descubrió lo siguiente:

Lo anterior significa que la mitad del inventario con un valor de 3 millones de pesos de una de las sucursales de medio mayoreo,  estaba “ocioso” y no se había vendido en los pasados 6 meses. Algunos ejemplos de lo que se encontró:

  • 10 años de venta de navajas de rasurar
  • 35% del producto estaba caduco.
  • 25% del producto estaba caducando.
  • Etc.

Lo que nos lleva a concluir lo siguiente…

Continuará…

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