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11 mayo, 2012 / impulsopyme

Como elegir al mejor proveedor de servicios de tecnología. Parte IV

b) El manual de Organización / Sistema de Calidad:

Estos son los pilares de nuestro negocio, donde se posa la plataforma tecnológica. Por aquí empieza y también termina el éxito de toda iniciativa tecnológica.

El manual de organización, es el resultado de la reingeniería de procesos y de muchas formas determina lo que somos, lo que hacemos, como lo hacemos y más importante aún: como vemos el futuro y hacia donde nos dirigimos como negocio.

El manual de organización, es el documento que nos habilita (con o sin tecnología) a trabajar de forma ordenada y productiva; es la verdadera plataforma para nuestro negocio y el éxito de nuestra iniciativa de ERP/TI.

El manual de organización/calidad cuenta, en términos generales, con los siguientes componentes básicos, que se describen a continuación:

a) Visión, misión y valores organizacionales.
b) Organigrama
c) Descripción de puestos y funciones.
d) Manual de procesos
i. Procedimientos relacionados
ii. Políticas relacionadas

a) Visión, Misión y Valores organizacionales: Son los enunciados que nos definen como negocio.

Definen lo que somos, como nos comportamos, nuestros principios y refleja también nuestras prácticas y la forma en que vivimos como negocio y vemos el futuro como directores. Cabe mencionar que debido a que la Dirección determina la personalidad del negocio, es necesario que dichos enunciados sean dictados por la dirección misma, para ser ejecutados por la organización en su conjunto. Es importante enfatizar que estos enunciados no son de ninguna forma estáticos y gracias  a la revolución tecnológica que se acelera, estos deben ser revisados en periodos cada vez mas cortos. Debemos revisar los vientos de cambio y mover las velas.

Aunque parece fácil, determinar y redactar apropiadamente la visión, misión y valores de nuestro negocio es una de las tareas más arduas a la que nos enfrentamos, en el proceso de profesionalizar nuestro negocio ya que estas (visión, misión y valores), son las mismas de las de la Dirección.

La visión de la Dirección determina la misión y los valores del negocio. Si ésta falla (visión), la misión y valores resultarán irrelevantes.

b) Organigrama: Representa gráficamente la estructura de nuestra organización.

Un organigrama representa la estructura de las diferentes áreas que componen nuestro negocio. Esquematiza y define en términos generales las relaciones dentro de nuestra organización, así como los límites funcionales de la misma.

El organigrama es un modelo de nuestro sistema de negocio, que permite obtener – a cualquiera que lo interprete – una idea general y uniforme de la estructura formal de nuestra organización. Desempeña un importante papel informativo, y dibuja los elementos básicos de autoridad y jerarquía, así como la relación básica entre ellos tanto para el interior de nuestra organización (empleados y colaboradores), como para el exterior de ella (clientes, proveedores, accionistas y la sociedad en general).

El costo de la administración tradicional

Según la SECOFI el costo de operación de un negocio tradicional en México (operación manual) representa 40% de los ingresos, esto es que, de cada 1000 pesos que ingresamos a nuestro negocio 400 se pierden en mermas, pérdidas, robos y desperdicio operativo en general.

Recuperación de inversiones de TI en negocios mexicanos.

Continuará…

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