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27 febrero, 2012 / impulsopyme

Como elegir al mejor proveedor de servicios de tecnología Parte I

Como ya sabemos, adquirir un software para nuestro negocio es una cosa, hacerlo funcionar otra y aprovecharlo otra totalmente diferente.

Decidir por una herramienta administrativa, implica necesariamente contratar a un proveedor de servicios que tenga los conocimientos y métodos, la experiencia y compromiso necesarios para la correcta implantación de nuestras tecnologías y el aprovechamiento de las mismas.

Antes de continuar con el tema de los proveedores. Los puntos a evaluar cuando seleccionamos un software para nuestro negocio:

  1. Se ajuste al tamaño de nuestras operaciones y presupuesto (ni muy chico, ni muy grande)
    1. Paquete administrativo
    2. ERP Básico
    3. ERP Intermedio
    4. ERP Avanzado

Recordemos que a más avanzada sea la herramienta, más recursos humanos más preparados (entrenados y capacitados) serán necesarios para operar la tecnología adquirida.

Cuando hablamos de implantar ERP/TI, hasta lo fácil resulta difícil, por eso es indispensable elegir el software más adecuado para nosotros y nuestro negocio.

1.- Cubra los procesos esenciales de nuestro negocio

  • Compras, Ventas
  • Inventario, almacenes, traslados, etc.

2.-Hemos verificado que es un producto “comercial/estandarizado” es decir que ya hay suficientes clientes (relativamente contentos) en el mercado usando la aplicación exitosamente. Esto no significa que lo popular es lo mejor.

3.- Hemos evaluado comparativamente:

  • La calidad de la aplicación
  • La facilidad de su uso
  • La curva de aprendizaje promedio/usuario (horas, días, semanas, meses…)
  • La calidad del soporte técnico que nos ofrece el fabricante
  • El servicio de post-venta y tiempo de respuesta.

    Es indispensable evaluar la calidad del soporte técnico que recibiremos.

Cabe mencionar que las herramientas de ERP/TI  fallan por dos razones principalmente:

1) El sistema tiene fallas en su código debido a su pobre manufactura o bien, es un buen producto que tiene una falla que deberá ser reparada con garantía por parte del fabricante. Podremos fácilmente identificar este tipo de errores de la aplicación porque suceden cada vez. Es decir, si es un error que se repite siempre que hacemos esa misma operación, es un problema que tiene la aplicación. Simple y llanamente, de lo contrario si el problema sucede hoy si y mañana no, es muy probable que el problema sea debido a que…

2) Los usuarios no conocen a fondo los procesos y procedimientos que deben seguir, lo que ocasiona mal uso de la herramienta, lo que ocasiona inestabilidad de la misma. En este caso la solución es como siempre: entrenamiento y capacitación, capacitación y más capacitación. Lo que de regreso nos dará mayor estabilidad en nuestra plataforma. Siempre contando con un soporte técnico  ya sea interno (implicara tener un área de sistemas) o bien tercerizado con nuestro proveedor (Más económico en costo).

Al evaluar nuestro software, debemos cuidarnos de los “vendedores de licencias de Software”. Son aquellos que por la comisión de venta dirán lo que sea necesario con tal de vender. Asegurarán que la aplicación hace tal o cual cosa con tal de cobrar la comisión. El problema es cuando se inicia el esfuerzo de implantación y descubrimos que se han generado falsas expectativas acerca de las capacidades reales del sistema. Esto es que nuestro SW nunca realizará dicho proceso, o bien, éste resulta ser costoso desarrollar y mucho mas implantar.

Es aquí donde empiezan los problemas: “el vendedor me dijo y aseguró que el software hacia tal o cual cosa que es crítica para mi negocio pero no lo hace”; metiéndonos de esta forma en serios problemas, por que no hay forma de satisfacer expectativas equivocadas que fueron generadas durante el proceso de venta, y esto es muy común y resulta ciertamente decepcionante.

ERP ni es fácil, ni rápido y mucho menos económico.

Adquirir ERP TI requiere de análisis comparativo exhaustivo, no solo por encontrar el indicado. También una comparación igualmente exhaustiva será necesaria para elegir el nuestro proveedor de servicios.

Continuará…

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