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22 noviembre, 2011 / impulsopyme

¿Cómo elegir el mejor software para mi negocio? Conclusiones parte V

En relación a la capacitación de estas aplicaciones de oficina, existen negocios en Internet que se dedican a desarrollar cursos y tutoriales en DVD, o también interactivos multimedia, a precios muy accesibles (un par de cientos de pesos), incluso algunos  proveedores ofrecen ayuda “en línea” por el mismo precio de sus productos, cursos y tutoriales. Los cursos usualmente se ofrecen como: Básicos, intermedios y avanzados; en este último es donde verdaderamente aprendemos a  usar estas aplicaciones en nuestro beneficio y el de nuestro negocio.

Con esta tecnología, y los conocimientos necesarios, podemos desarrollar nosotros mismos nuestras “macros”, es decir que podemos “programar” las aplicaciones para que faciliten nuestros procesos básicos de negocio, o bien, como siempre podemos pagar por alguien que lo haga.

Podemos hacer que la hoja de cálculo se “comunique” con el procesador de texto, o que esta misma genere el formato de facturación y cotización, o bien  editar nosotros mismos nuestros propios folletos publicitarios,  administrar nuestros proyectos, realizar conteo de inventarios con la hoja de cálculo (y un scanner), desarrollar una pequeña base de datos; entre otras útiles aplicaciones que definitivamente harán nuestra operación mucho más eficiente en sus procesos.

Recordemos que el objetivo final de estas tecnologías es de trabajar más y mejor y que nuestro negocio sea: Más fácil, más rápido y con menos errores, para ofrecer gran calidad en nuestros servicios y mayor rentabilidad.

Al optar por una tecnología para nuestro negocio, sin importar el tamaño del mismo, debemos preguntar a nuestro proveedor de servicios o al fabricante de la aplicación, acerca de las horas necesarias promedio que tardaremos en aprender a usar  las aplicaciones que nos ofrecen.

Lo anterior nos ayudará a dimensionar un estimado de costo de hacerlo funcionar ya que existen, como vimos anteriormente, una aplicación para cada tamaño de negocio y mientras más grandes las aplicaciones mas horas de dedicación serán necesarias para conocer y dominar la aplicación al máximo posible. Ejemplos supuestos que nos darán una idea de lo anterior:

Paquetes Administrativos: Existen sistemas de punto de venta que con tan solo algunas horas será suficiente para aprender a operarlo. Por otra parte, están los contables, nómina, etc.  Que requerirán algunas horas más de capacitación. Y algunos meses para acostumbrarnos a su uso.

ERP Básico: 40 a 60 horas de capacitación y probablemente 100 horas de entrenamiento  para lograr cierto  y relativo dominio. Y al igual que los paquetes administrativos, algunos meses en acostumbrarnos.

ERP Intermedio: 100 a 200 horas de capacitación y probablemente unas 100 horas de entrenamiento para lograr cierto dominio. Esto no incluye los procesos programados específicos de cada negocio que fueron automatizados e integrados al SW.

ERP Avanzado: Conocer y dominar una de estas aplicaciones puede requerirnos cientos de horas de capacitación y entrenamiento, además de exámenes de certificación de las herramientas.

El respondernos esta pregunta nos dará una buena idea del tamaño y la complejidad de la aplicación que estamos adquiriendo, el tiempo, los recursos y el esfuerzo  que necesitaremos para usarla y aprovecharla, recordando que el costo de Implantación pueda bajar en la medida que seamos autodidactas.

Adoptar ERP cuesta hacerlo funcionar y mantenerlo funcionando también.

Una vez que decidimos implantar tecnología es una carrera que no se acaba. No tiene un punto final porque las TI, cada día avanzan mas y necesitamos mantenernos a la vanguardia. Una vez dominados los paquetes administrativos, nuestro negocio crecerá, lo que nos obligará a considerara adoptar el siguiente nivel de complejidad ERP Básico en algún momento determinado. Y  así sucesivamente la misma tecnología nos obliga a adoptar cada día mas tecnología, pasando por los ERP´s básicos, intermedias y avanzadas. Haciendo de nuestro negocio, uno de alta calidad, competitivo, rentable y creciente.

Razón por la cual es imperativo considerar un presupuesto creciente en lo relacionado a las inversiones en TI. Recordemos que en México invertimos menos de 1% del PIB y para poder competir deberemos invertir al menos 1.5% para estar “en la jugada” y de 4 a 6% para ser lideres del mundo.

La Tecnología es  tu principal Aliado…

¡Confiamos demasiado en los sistemas, y muy poco en los hombres!.

Benjamin Disraeli  (1766-1848)
Estadista ingles.

Internet es mucho más que una tecnología. Es un medio de comunicación, de interacción y de organización social.
Manuel Castells (1942-?)
Sociólogo español.

Continuará… 

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