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5 octubre, 2011 / impulsopyme

¿Cómo elegir el mejor software para mi negocio? Parte V

Continuando con en tema de la selección de Software, me gustaría abordar lo que probablemente es uno de los puntos mas delicados en este proceso, ya que al decidir adquirir un SW para nuestro negocio, debemos analizar seria y profundamente el nivel socio-cultural de los que colaboran en nuestro negocio, ya que éste (nivel socio-cultural) el que determina la brecha que debemos cubrir y por lo tanto el software que debemos adquirir.

Para ilustrar el punto anterior, me gustaría platicarles acerca de un caso que es típico (típico error en la compra de SW); hace unos años una gran empresa editorial de origen sudamericano, invirtió una gran suma de dinero para adquirir e implantar una plataforma tecnológica, y para esto recurrió a una de las casas más grandes y costosas de software del mundo, e invirtió un monto cercano a los 200 millones de dólares y se consideraron 3 años para implantación. En este caso, se estima que un 25% del costo total del proyecto fue relacionado a la compra de la tecnología, y el resto del presupuesto, a los servicios necesarios para hacer funcionar las aplicaciones, como lo son: servicios técnicos, consultoría, capacitación, administración del cambio, etc.

El proyecto de inversión pretendía unificar las operaciones regionales-globales del negocio (Corporativo en Sudamérica con oficinas en varias ciudades del mundo, entre ellas México), sin embargo olvidaron un “pequeño” detalle que  complicó  la implementación, retrasó el proyecto y costo una gran fortuna al negocio.

Al decidir por un software, determinamos muchas cosas, principalmente el esfuerzo (económico – intelectual) que será necesario que realicemos para aprender y dominar la plataforma que hemos adquirido.

La empresa editorial en cuestión, inicio su implantación con el modulo de administración (donde su personal tiene en promedio, un mayor grado académico), y todo salió (con sus problemas y dificultades) OK, lo mismo paso con el modulo de finanzas, recursos humanos, todo OK. El problema se presentó cuando quisieron implantar el modulo de producción, ya que la mayoría de los empleados de planta, que necesitaban aprender a usar y dominar el software, eran en promedio de baja escolaridad. Mucha experiencia y conocimientos empíricos y una baja preparación académica.

Ésta es en sí, la mayor barrera de entrada que tienen los negocios Pymes para acceder a las tecnologías de información.

La Dirección General pronto cayó en cuenta, que para tener éxito en la implantación de su módulo de producción, tendría primero que (suponiendo que se pudiera) ayudar a los obreros a cubrir su brecha educativa (terminar la secundaria, la preparatoria, la universidad) para poder especializarse en el complejo manejo de estas aplicaciones que ya se habían adquirido.  El resultado fue, que después de muchos intentos fallidos por implantar el modulo, desistieron y regresaron al software anterior (solo en el caso de producción) que ya dominaban los empleados y obreros de la planta. El costo del fracaso en la implantación del módulo de producción se estimó alrededor de los 70 millones de dólares.

Resumiendo: Al elegir un software para nuestro negocio, es imprescindible considerar a los colaboradores que les vaya a costar más trabajo aprender, comprender y adoptar la tecnología, ya que no podremos ir más rápido que ellos. En otras palabras, en una implantación no podemos ir más rápido que el más lento en aprender y dominar la plataforma.

En una implantación tecnológica, no podemos ir más rápido que el más lento en aprender.

Cuando hablamos de ERP TI, existe una máxima que dice:

El sistema es tan bueno como el usuario.

Conasami (Consejo nacional de salarios mínimos) liberó un estudio hace unos años que demuestra que el 90% de las PYMES están administradas por gente que en promedio tiene el segundo grado de secundaria (ocho años de educación formal). Por otra parte asegura el organismo, que el 10 %  restante de PYMES mexicanas, están administradas por gente con grado académico superior (contadores, Ingenieros, Arquitectos, mercadólogos, etc.) el común denominador en las pymes, concluye diciendo es que no hay instrucción formal en la administración de negocios PYME.

Ahora bien; al implementar un ERP en nuestros negocios es necesario ser capacitados en el tema de los negocios administrados con tecnologías de información: Compras, Gastos, tesorería, presupuestos, administración de inventarios y almacén, abastecimiento, ventas y servicio a clientes, finanzas y contabilidad, etc., usando como base el software que hayamos elegido, por esta razón resulta tan importante considerar el grado académico que tiene nuestro negocio al elegir el software mas apropiado.

Al implantar tecnologías profesionalizamos nuestro negocio, por ésta razón resulta indispensable considerar el grado académico promedio del personal que labora en nuestro negocio al momento de elegir un software.

La gran mayoría de las pymes en México, son administradas con experiencia y conocimientos empíricos, que en si son de alto valor, sin embargo, al adquirir una de estas soluciones tecnológicas, también adquirimos conocimientos formales en la administración de negocios por procesos; y por sencilla que sea nuestra solución, será necesario estudiar, comprender y cambiar para tener éxito y adaptarnos a esta nueva era donde las reglas de negocio, por diversas razones son radicalmente distintas.

Implantar tecnologías efectivamente en nuestros negocios, nos obliga a cambiar la mayoría de nuestros paradigmas y formas en la que administramos nuestros negocios. Esta es en si la razón principal por la cual resulta tan complejo. No es una empresa fácil y dependerá directamente de nuestras capacidades y esfuerzo. 

Continuará…

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