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23 agosto, 2011 / impulsopyme

Integración de una oferta Tecnológica exitosa. Conclusiones

Recapitulando acerca de cómo está integrada una oferta tecnológica.

Al implementar un software debemos considerar 4 factores principales que deben estar incluidos para que nuestra inversión tecnológica sea exitosa y rentable. Eliminar alguna de ellas disminuye dramáticamente nuestras posibilidades de éxito.

Como vimos anteriormente, la parte técnica contribuye solamente con el 15% del éxito de la implantación.

Implantar TI en nuestros negocios, es el equivalente a subirnos a una banda de ejercicio, ya que nos obliga a trabajar a un ritmo más acelerado… y no se detiene.

Recordemos que según PMI (Proyect Management Institute), la probabilidad de el éxito en una implantación de TI en México, es solo del 15%.Esto es que nuestras probabilidades reales de éxito se reducen a 15%. Es necesario un trabajo intenso para lograr el éxito. Esto es por que en el 85% de los casos de implantaciones tecnológicas no se atienden (en muchos casos no se consideran importantes) los factores que en realidad hacen funcionar correctamente a las tecnologías, y que resumo a continuación:

1. Desarrollo, capacitación y entrenamiento a los empleados y al personal en el uso y aprovechamiento de la tecnología adquirida.

Recordemos que la curva de aprendizaje individual y de grupo (es como ir a la escuela) son determinantes en el costo total de implantación, porque dependiendo de la calidad de la capacitación y entrenamiento que reciban los empleados y colaboradores y sus capacidades de comprensión, cumplimiento de tareas, etc determinará el buen aprovechamiento de las inversiones de equipo y los programas.

Es decir que al comprar un software y no capacitar y entrenar a los empleados, la probabilidad de éxito no es buena. Recuerdo el caso de un amigo cercano que trabajaba en un gran negocio que vende artículos de oficina por medio de puntos de venta, con más de 100 sucursales en todo el país. Dicho negocio compro una de las aplicaciones más costosas que existen en el mercado y me imagino que pago al menos un par de millones de Dólares, sin embargo y para “ahorrar dinero”, solo mando a capacitar a uno de sus empleados, con la esperanza de que éste transmitiera “sus conocimientos” al resto de la organización; esto resulto ser un fracaso ya que hay que considerar que para aprender a usar una de éstas aplicaciones necesitamos varios años de estudio y diversas certificaciones para lograr dominar un sistema como estos. La mala noticia es que los millones de dólares que invirtió este negocio en software sirvieron de poco ya que la capacitación de la organización y la administración del cambio son indispensables para el éxito de nuestra iniciativa. A continuación les muestro una tabla que representa la proporción de costos entre HW, SW  y servicios necesarios para implantar tecnología.

Los servicios profesionales son los que hacen funcionar a la tecnología.

2. Consultoría de “tecnologías blandas” en diseño de procesos, procedimientos, políticas de operación y servicio.  Como hemos visto, esta consultoría es vital para el funcionamiento de la iniciativa ya que está enfocada a armonizar a la gente, con la tecnología (HW Y SW) y los nuevos procesos de negocio que llevarán a cabo el personal y los colaboradores. Las tecnologías blandas son las que hacen funcionar (junto con el personal) el sistema completo de negocio.

3. Las Herramientas tecnológicas de hardware y software. Al tomar estas decisiones consideremos que el Hardware, será la plataforma sobre lo que operará nuestro negocio. HW poderoso y veloz, negocio, poderoso y veloz.

4. El capital intelectual de nuestra organización. Implementar tecnologías es como llevar a nuestro negocio a la escuela. Que tan rápido aprendemos lo que necesitamos aprender y que tan bien lo aprovechamos diariamente, requiere aptitud y actitud.

Existe un factor no mencionado anteriormente e igualmente importante que determina en gran medida el éxito de nuestra implantación y es indispensable que esté integrado dentro de la oferta.

Administración del cambio Organizacional.

Una de las tareas mas complejas a la que nos vamos a enfrentar al implantar ERP/TI es realizar el cambio.

El cambio de ser una empresa que trabaja manualmente en muchas formas ineficientes y costosas, a ser un negocio competitivo, con las tecnologías adecuadas, el personal idóneo (capacitado y entrenado), los procesos, las políticas y procedimientos perfectamente alineados a los objetivos de nuestro negocio: Dar un servicio de clase mundial a nuestros clientes

La responsabilidad del cambio corresponde a la Dirección General…El mérito por supuesto también.
Para lograr el éxito en una iniciativa tecnológica, es indispensable el liderazgo de la Dirección General, que esté directa y personalmente involucrada durante todo el proceso e implantación, delegarlo a alguien más nos garantiza el fracaso. Esto es una de las causas que hacen tan absolutamente complicado implantar correctamente, TI en los negocios.

La administración del cambio es más (como vimos anteriormente), una cuestión de cambio en los recursos humanos que de asuntos tecnológicos. Las aptitudes individuales y de grupo, así como también las actitudes definirán en gran medida el éxito de nuestra iniciativa.

El cambio, debe venir desde la comprensión por parte de la dirección de que necesitamos cambiar la dirección de nuestro negocio, así como nuestras maneras de operar y tomar decisiones. El cambio, viene también de nuestros empleados y colaboradores ya que deben comprender que es necesario aprender una nueva manera de trabajar. No es que vayan a trabajar menos, van a trabajar mejor.

Adquirir tecnologías para nuestro negocio, es el equivalente a decidir a qué escuela me voy a inscribir.

Una vez que hemos decidido que estudiar (El giro de nuestro negocio), evaluamos la escuela a la que nos vamos a inscribir:

  1. La reputación de la escuela
  2. El plan de estudios
  3. El costo y nuestra capacidad de pago
  4. El servicio que recibiré (Educativo y administrativo)
  5. El tiempo para concluir

La educación nunca termina y al igual que evaluamos estas características en la escuela de nuestros hijos, también debemos evaluar (estas y otras) cuando decidimos adquirir tecnologías para nuestros negocios y empresas, pero ese tema lo desarrollare un poco más adelante cuando escriba acerca de: ¿Como evaluar y elegir al mejor proveedor de servicios y como reconocerlo?

Responder a esta pregunta es importante ya que las relaciones con los proveedores de tecnología se deben ver como relaciones de largo plazo. En la mayoría de los casos las relaciones cliente- proveedor son difíciles, no son muy buenas, son desgastantes y en muchos casos terminan siendo contraproducentes para ambas partes.

En una implantación tecnológica no hay garantía de éxito… de ningún tipo, es un esfuerzo que depende en gran medida de la correcta administración del cambio organizacional y del esfuerzo de la Dirección General por comprender el reto planteado y adoptar exitosamente estas tecnologías dentro del negocio. Mas adelante mencionaré una factor también determinante para el éxito o fracaso de nuestra iniciativa… la cohesión de grupo.

Continuará…

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