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27 junio, 2011 / impulsopyme

Principios de control de Inventarios Parte I

tecnología para control de Inventarios.

Por Salvador C/Roberto L.

Los inventarios son el corazón en los negocios de comercialización, y el control preciso de ellos es fundamental, ya que una parte importante de los recursos financieros se encuentran invertida en ellos; sin embargo, la calidad de los servicios y nuestra capacidad de respuesta a las demandas del mercado, dependen de que la información con que contamos, con respecto a  nuestros inventarios, corresponda a la realidad.

Para una adecuada toma de decisiones, cuando hablamos de inventarios, la información disponible debe incluir, entre otras:

  • Las existencias disponibles para venta en cada local.
  • La cantidad de producto por recibir ya sea por producción o por compras.
  • Los productos y sus cantidades en tránsito y hacia que almacenes.
  • Los productos apartados y/o en backorder ya sea por compras o por ventas.
  • Los parámetros de máximos, mínimos y puntos de reorden para cada artículo…

Toda esta información, para que sea valiosa, deberá estar en tiempo real y disponible para quien la requiera, en el momento que sea necesario.

Las afectaciones al almacén son múltiples y por muchas causas distintas, sin embargo, las principales operaciones que afectan los inventarios de un negocio son entradas y salidas.

Por entrada:

  • Recepción de compras
  • Devoluciones de clientes
  • Recepción de traslados
  • Otras entradas varias

Por salida:

  • Ventas
  • Salida de traslados
  • Devoluciones a proveedores
  • Embarques
  • Otras salidas varias

Las áreas involucradas, que por sus operaciones afectan los inventarios son principalmente:

  • Ventas y el área comercial.
  • Compras
  • Producción
  • Logística, embarques y distribución
  • Almacenes y
  • Auditoría.

Lo anterior nos dice que la afectación en el control del inventario es multifactorial y las desviaciones al mismo, requieren de un análisis detallado de los procesos, involucrados, para lo cual recurrimos a las llamadas:

Tecnologías blandas

Usualmente escuchamos hablar de las tecnologías blandas (“software”) la relacionamos con algún CD/DVD que se instala en la computadora y algo debe hacer como resultado (jugar, calcular, escribir, procesar, etc.)

Sin embargo, en el caso de las Tecnologías blandas  para los negocios, la historia es diferente. En las empresas de la actualidad, cuyos directores desean o necesitan ser más eficientes, como respuesta a la creciente competencia y exigencias de mercado, deben considerar algunos conceptos al iniciar un proyecto de tecnología que apoye el control de inventarios, ya que éstos definirán el éxito de la iniciativa.

“Tecnologías Blandas” son el conjunto de: Procesos, Procedimientos, políticas y software que apoyan y hacen funcionar a los negocios:

Procesos: actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente), bajo ciertas circunstancias con un fin determinado (vender, comprar, surtir, producir, etc.)

Procedimientos: es el modo de ejecutar determinadas actividades o eventos que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio de forma consistente.

Políticas: son un conjunto principios y normas preestablecidas, que se diseñan para apoyar la toma de decisiones en la operación del negocio y cuya finalidad es que el negocio funcione de manera homogénea.

(Tanto los procesos, procedimientos y políticas, cubren los aspectos fundamentales sobre la forma en el que gestionamos nuestro negocio. Deben ser distribuidas y comprendidas por todos los involucrados en la operación, ya que apoyan a las actividades diarias de todos y cada uno de los empleados).

Software: Es el conjunto de las aplicaciones informáticas y tiene como característica principal que es intangible y automatiza de muchas formas las reglas de negocio que se definen como base de operación de nuestro negocio.

Para controlar efectivamente nuestros negocios y particularmente nuestros inventarios – estos cuatro conceptos (procesos, procedimientos, políticas y software) – deben de trabajar armónicamente, y ser diseñados con los objetivos de: organizar, definir, eficientar y apoyar las estrategias de negocio.

Por el contrario,  si las políticas, procesos, procedimientos y software no están diseñados de forma eficiente, nuestras posibilidades de controlar nuestros negocios e inventarios eficiente y efectivamente son pocas.

Ir a Parte  II https://impulsopyme.wordpress.com/2011/07/18/principios-de-control-de-inventarios-parte-ii/

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