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16 mayo, 2011 / impulsopyme

¿Qué es un ERP y que hace por mi negocio? Parte II

Así como tenemos un ERP que se encarga principalmente de la correcta y eficiente administración de la información del negocio, la industria de las TI guarda otras tecnologías con acrónimos tan útiles como el ERP, pero enfocadas a diversas áreas de la empresa. Algunos ejemplos son: CRM – Administración de la relación con clientes, SCM-Administración de la cadena de Suministro, MRP – Administración de recursos de manufactura, BI – Inteligencia de negocios; entre otras tantas áreas de empresas que ya existen o estén aun por desarrollarse. En este caso y para continuar con el tema, me enfocaré en el corazón del negocio: el ERP.

Usualmente y dependiendo del tamaño y familiarización con la tecnología, en México estadísticamente trabajamos a mano y tomamos decisiones con poca o nula información ya que las facturas, pedidos, órdenes de compra, pedimentos de importación y demás documentos se encuentran dispersos en cientos de papeles, en bandejas de entrada y salida, facturas extraviadas; y por muy organizados que seamos  en realidad es complicado mantener el control y orden de esta forma. Dedicamos una gran parte del nuestro valioso tiempo productivo a  intentar “mantener control”, evitar robos de inventario tanto en el punto de venta como dentro de nuestros propios almacenes…desafortunadamente. (SECOFI asegura que las MiPyMes empleamos el 40% de nuestro tiempo haciendo estas actividades)

En los casos de empresas que ya usan computadoras y sistemas de oficina, resulta que al igual que en el caso anterior, el orden relativo es tarea de todos los días, aunando la variable de que ahora ya tenemos más información, pero aun sigue dispersa en diferentes computadoras; Excel para clientes y facturación, otro Excel para cobranza en otra computadora, cuentas por pagar en otra, etc.

En cualquiera de los casos la operación es relativamente ineficiente y costosa. Esto lo podemos comprobar cuando estamos buscando y no encontramos la factura de un cliente o proveedor, y como sabemos, no tener la información al alcance nos cuesta tiempo y dinero.

Un ERP integra y sistematiza las diversas áreas administrativas que la componen, en una sola base de datos, y como veremos más adelante muchos son los beneficios de una correcta implantación y aprovechamiento de estas tecnologías de la Información. Cabe mencionar que gran parte del poder que han tenido los EEUU es gracias en una gran parte al manejo estadístico de la información que ellos tienen en prácticamente todas la áreas de su vida: deportes, militar, negocios, etc.,… de ahí el dicho que la Información es poder y si nosotros Pymes aplicamos este principio de información para la toma de decisiones,  también seremos poderosos como negocios.

Primeramente un ERP facilita el flujo de la información para que esté disponible cuando sea requerida, ya que toda la información esta un solo lugar, está concentrada en una sola base de datos y nos debe proporcionar información “clara, oportuna y confiable” (estas características son dependientes de varios factores), que permita a la dirección y a los empleados una mejor toma de decisiones ya que la información esta “en línea”, además de que ahorramos tiempo al evitar re-capturas y re-procesos, disminuyendo dramáticamente los errores, omisiones e ineficiencias operativas que cuestan tiempo y dinero a nuestros negocios

Continuará…

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