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9 mayo, 2011 / impulsopyme

¿Qué es un ERP y que hace por mi negocio? Parte I

Mucho se discute en la industria de TI (fabricantes de software, vendedores e integradores de servicios profesionales) acerca de lo que es un *ERP.

Un ERP es una herramienta de base de datos (BdD) enfocada a sistematizar procesos administrativos redundantes tales como son la facturación, las cuentas por pagar y cobrar, pedidos de cliente y proveedor además de inventarios comercial, de materia prima o de producto terminado, entre otras áreas básicas administrativas, buscando siempre y como objetivo principal la alta eficiencia en estos procesos, ya que según datos de la SECOFI las MiPyMES empleamos 40% de tiempo productivo “intentando” controlar la facturación y los inventarios en nuestras empresas.

Hace unos años implementamos un sistema en una microempresa que tenía dos puntos de venta  y se dedicaba a vender al público general: bicicletas, refacciones y servicios relacionados. Esta empresa tenía en aquel entonces su casa matriz y estaba abriendo una sucursal. Recuerdo que el dueño reconoció durante la demostración de producto, que el al bajar las cortinas diariamente a las 6:00 de la tarde, se iba a casa a dedicar cuatro horas adicionales para pasar sus notas de venta a su Excel para “controlar su inventario”, esto lo hacía absolutamente todos los días. Por supuesto cuando le mostré el software y vio que podría ahorrarle inicialmente esas 4 horas; el quiso saber más de los beneficios de la oferta tecnológica que le ofrecía.

El proyecto (después de tres meses de arduo trabajo colaborativo) resulto ser un éxito y entre otros grandes beneficios inmediatos recuerdo los siguientes:

  • Al mes de iniciada la operación, él mismo se dio cuenta de los robos que ocurrían, le robaban bicicletas enteras; en ese momento me atreví a asegurarle que su inversión se había recuperado, no por los 3000 pesos que costaba la bicicleta, si no por todo lo que supongo le fue robado durante años y lo que dejaría de suceder en los años por venir.
  • Esas 24 horas a la semana que invertía para actualizar su inventario finalmente pudo utilizarlas para muchas otras actividades como son: su familia y amigos, buscar más oportunidades de crecimiento para su negocio; y algo muy valioso que aprendí con esa implementación es que la tecnología mejora dramáticamente nuestra calidad de vida porque trabajamos mejor y ganamos más.
  • Descubrió también que ya no estaba amarrado a su negocio intentando controlar sus inventarios y su dinero, ya que gracias a la tecnología que compro y aprendió a usar, pudo administrar su matriz y sucursal desde su casa, o desde donde fuera que llevara su Laptop, ya que la tecnología también nos da el tan preciado tiempo y la libertad de acción.
  • Mantener sus inventarios optimizados y al día; facilitando así el conteo de inventario al realizarlo por muestreo (evitando robos y extravíos); aunque no nos evita los inventarios periódicos (trimestral o semestral), si nos elimina una enorme carga de trabajo al mantener nuestros inventarios óptimos a lo largo del año.
  • Orden en sus cuentas por pagar (vendía al detalle y de contado por lo que sus cuentas por cobrar eran marginales)
  • Orden generalizado en su negocio, disminuyo costos como son: teléfono entre sucursales, papelería, etc.
  • Aumento la eficiencia de sus compras al limitarse a vender solo los productos más rentables para su negocio; manteniendo al mínimo los menos rentables y eliminando los que no lo eran.

Además de estos, muchos otros beneficios resultan de invertir en TI, pero algo que a mí me parece un gran beneficio, es que su negocio además de ser operativamente mejor negocio, podía apreciarse moderno y a la vanguardia con sus monitores LCD, impresoras térmicas de alta velocidad y  un reluciente servidor que con orgullo mostraba a sus clientes al colocarlo en su vitrina principal como diciendo; ¡¡este es mi negocio!!

Las tecnologías de Información correctamente implementadas y aprovechadas es el equivalente a inyectar vida a nuestras empresas… nos hace crecer, nos hace más fuertes, competentes y por lo tanto más competitivos como negocios; pero como todo lo que vale la pena en esta vida, no llega gratis y sin pagar un precio…

*(ERP, Enterprise Resourse Planner – por sus siglas en ingles: Planeador de Recursos Empresariales)

Continuará…

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